• principes die de KF hanteert;
• specifieke bepalingen m.b.t. foto’s;
• specifieke bepalingen m.b.t. informatie en uitnodigingen via mail;
• rechten van de personen waarvan de KF gegevens beheert;
• privacyverklaring;
• aanspreekpersoon.

Principes die de KF hanteert

Algemene gegevenstabel

De gegevens die de bestuursleden van de KF bewaren en beheren van muzikanten, ereleden, helpers, sponsors en derden zijn opgelijst in een tabel.
Daarin is duidelijk vermeld waarom welke gegevens over welke stakeholders worden bewaard en beheerd. Er wordt ook vermeld waar de bestuursleden de gegevens bewaren, en aan wie ze ze eventueel om welke reden bezorgen.
Ook is in de tabel voor elke bestuurslid vermeld waar en onder welke vorm hij/zij de gegevens beheert.

Termijnen

We hanteren volgende termijnen gedurende dewelke gegevens worden bewaard:

• van muzikanten en ereleden zolang ze lid zijn;
• van helpers tot 5 jaar na de laatste activiteit waarbij zij geholpen hebben;
• van derden (toeschouwers, deelnemers eetfestijnen…): 50 jaar;
• van sponsors tot 5 jaar na hun laatste sponsoring.

Uitzondering op deze termijnen:

• foto’s (zie specifieke bepalingen m.b.t. foto’s hieronder);
• de naam en startdatum lidmaatschap muzikanten; die wordt nog 10 jaar na het lidmaatschap bewaard, omdat het regelmatig gebeurt dat muzikanten na een aantal jaren terug lid worden, en voor b.v. eretekens houden we rekening met de totale duur van het lidmaatschap van een muzikant, ook al is dat gedurende een aantal jaren onderbroken;
• het aantal behaalde stemmen bij de bestuurverkiezingen en de aanvaarding/niet-aanvaarding van het bestuursmandaat worden bewaard tot 5 jaar na de bestuursverkiezing;

Zie ook rechten op schrapping verder in dit privacydocument.

Onderschrijving voor bestuurleden

Elk bestuurslid moet het privacybeleid van de KF onderschrijven. Zo niet, dient hij/zij het bestuursmandaat neer te leggen.

Specifieke bepalingen

We hebben specifieke bepalingen m.b.t. foto’s en m.b.t. informatie en uitnodigingen via mail.

Activiteitenregisters

De KF heeft voor elk van volgende soorten activiteiten een register opgesteld:

• registratie muzikanten;
• registratie bestuursleden;
• registratie ereleden;
• registratie helpers;
• registratie sponsors;
• informatie derden;
• concerten;
• eetfestijnen.

Elk van deze registers omvat volgende gegevens (verplicht door GDPR):

• van wie we voor deze activiteit gegevens bijhouden (muzikanten, ereleden…);
• aan wie we voor deze activiteit gegevens doorgeven (overheid, Vlamo, Cultuurraad...);
• indien van toepassing, van wie we voor deze activiteit gegevens ontvangen (lokale overheid…);
• welk soort gegevens we voor deze activiteit bijhouden (naam, adres…);
• waarvoor we de gegevens gebruiken (b.v. administratie deelnemers);
• type verwerking (registreren, doorgeven, raadplegen... van de gegevens);


• hoe lang we de gegevens bijhouden;
• hoe we de gegevens beveiligen.

Informatie over het beleid

De leden worden over het beleid geïnformeerd via het ledenblad SI. Niet-leden kunnen het beleid raadplegen op de website van de KF of kunnen dit opvragen bij de aanspreekpersoon (zie verder in dit document). Ook wijzigingen in het beleid worden via deze kanalen meegedeeld. Op basis hiervan zijn zij geacht het beleid van de KF te kennen.

De activiteitenregisters worden niet gepubliceerd, noch in SI, noch op de website van de KF. De leden kunnen wel ten allen tijde inzage vragen in deze registers.

Specifieke bepalingen m.b.t. foto’s

Aan alle muzikanten, ereleden, toeschouwers van concerten, en deelnemers van eetfestijnen en eventueel andere activiteiten wordt expliciet gevraagd of we van hen foto’s mogen maken, en waar we ze al dan niet mogen publiceren: het ledenboekje SI, de internetsite van de KF, Facebook (dit impliceert ook andere social media). Voor minderjarigen vragen we ook de expliciete toestemming van beide ouders.

Wij bezorgen een aantal foto’s, indien nodig, ook aan de Cultuurraad van de Stad Tienen, als bewijs van activiteiten, met het oog op het bekomen van subsidies van de Stad Tienen.

Alleen bestuursleden mogen foto’s publiceren. Muzikanten, ereleden en derden mogen geen foto’s publiceren over muzikanten, ereleden, toeschouwers en deelnemers van eetfestijnen of eventueel andere activiteiten. Indien zij dit toch doen, dan doen zij dit op eigen verantwoordelijkheid. De bestuursleden van de KF kunnen hiervoor niet verantwoordelijk worden gesteld.

Foto’s blijven bewaard omwille van archiefredenen, ook als een muzikant of erelid zijn lidmaatschap stopzet. Wel kan men ten allen tijde vragen zijn foto’s toch te verwijderen uit het archief (zie rechten verder in dit document).

Specifieke bepalingen m.b.t. informatie en uitnodigingen via mail

Voor mailuitnodigingen hanteren we het volgende principe:

• muzikanten, dirigenten, ere-muzikanten, bestuursleden en ere-bestuursleden geven door hun lidmaatschap impliciet de toestemming om via mail informatie te ontvangen alsook uitnodigingen voor concerten, eetfestijnen en eventueel andere activiteiten georganiseerd door de KF. Zij kunnen niet weigeren informatie en uitnodigingen via mail te ontvangen;
• ook ereleden niet-bestuurslid geven door hun lidmaatschap impliciet de toestemming om via mail informatie te ontvangen alsook uitnodigingen voor concerten, eetfestijnen en eventueel andere activiteiten georganiseerd door de KF. Zij kunnen wel, via de voorziene verklaringlijst m.b.t. foto’s en mailuitnodigingen, aangeven dat ze GEEN toestemming geven om via mail uitnodigingen te ontvangen. Alleen als ze dat expliciet hebben aangegeven, zullen ze geen mailuitnodigingen meer ontvangen;
• geregistreerde helpers/vrijwilligers krijgen via mail info en uitnodigingen voor concerten, eetfestijnen en andere activiteiten georganiseerd door de fanfare. Zij kunnen wel, via de voorziene verklaringlijst m.b.t. foto’s en mailuitnodigingen, aangeven dat ze GEEN toestemming geven om via mail uitnodigingen te ontvangen. Alleen als ze dat expliciet hebben aangegeven, zullen ze geen mailuitnodigingen meer ontvangen;
• geregistreerde sponsors krijgen via mail ook uitnodigingen voor concerten georganiseerd door de KF. Zij hebben veelal immers recht op gratis toegang. Ook krijgen zij omwille van de mogelijkheid tot klantenbinding of het werven van nieuwe klanten, uitnodigingen voor eetfestijnen of andere activiteiten georganiseerd door de fanfare. Zij kunnen wel, via de voorziene verklaringlijst m.b.t. foto’s en mailuitnodigingen, aangeven dat ze GEEN toestemming geven om via mail uitnodigingen te ontvangen. Alleen als ze dat expliciet hebben aangegeven, zullen ze geen mailuitnodigingen meer ontvangen;
• derden niet-leden worden door het bestuur niet uitgenodigd via mail, tenzij zij daarvoor expliciet toestemming hebben gegeven via de voorziene verklaringlijst m.b.t. foto’s en mailuitnodigingen. Als muzikanten, ereleden of derden hun familie, vrienden of kennissen uitnodigingen voor activiteiten van de KF doen zij dat op eigen verantwoordelijkheid. De bestuursleden van de KF kunnen hiervoor niet verantwoordelijk worden gesteld;
• mails worden in bcc verstuurd of via een groep, zodanig dat de mailadressen van andere geadresseerden niet zichtbaar zijn. Uitzondering hierop vormen mails die tussen bestuursleden worden uitgewisseld.

Rechten van de personen waarvan de KF gegevens beheert

Elke persoon waarover de KF gegevens beheert, heeft m.b.t. de gegevens die we over hem beheren, recht op:

• inzage in de persoonsgegevens die we van hem beheren, en inzage in de activiteitenregisters;
• het opvragen van een kopie ervan;
• aanpassing van de gegevens;
• bezwaar, indien gegevens ten onrechte zouden beheerd worden;
• vergetelheid = verwijderen van de persoon uit de gegevensbestanden (dit is uiteraard niet mogelijk voor personen die nog lid willen blijven);
• intrekken van toestemmingen die gegeven zijn bijvoorbeeld m.b.t. het nemen of publiceren van foto’s, of het ontvangen van uitnodigingen via mail.

Deze rechten gelden ook voor de ouders van minderjarigen waarvan we gegevens beheren.

Indien u meent dat de KF uw bovengenoemde rechten schaadt, kan u klacht indienen bij de Privacy Commissie.

Privacyverklaring

Wij respecteren uw privacy. De KF gebruikt uw gegevens alleen om u op de hoogte te houden van activiteiten. U beschikt over alle hierboven beschreven rechten.

Derden waaraan we sommige van uw gegevens om wettelijke of organisatorische redenen doorgeven zijn:

• Vlamo voor lidmaatschap en verzekering
• de Cultuurdienst van de Stad Tienen voor subsidies

Sommige foto’s worden, mits uitdrukkelijke toestemming, op Facebook gepubliceerd. Vlamo, de Cultuurdienst van de Stad Tienen en Facebook behandelen uw gegevens ook confrom de GDPR-regels.

Elk incident dat impact kan hebben op de veiligheid van uw gegevens (zoals diefstal van een laptop of verlies van een USB-stick) en dat enige vorm van schade kan veroorzaken aan de betrokkene(n), melden we binnen de 72 uur aan de privacycommissie.
Bij een hoog risico voor uw rechten en vrijheden melden we dit ook aan de betrokkene zelf.

Aanspreekpersoon

Voor alle vragen of opmerkingen m.b.t. het beheer van uw gegevens, kan u zich wenden tot:

Ria Merckx, PR-verantwoordelijke van de KF
Van Audenhovestraat 16, 3300 Hakendover-Tienen
Telefoon: 0486 85 15 22
E-mailadres: ria.merckx63@gmail.com